Причины автоматизации. Выбор системы автоматизации.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ПРИЧИНЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 5

2. ВЫБОР СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ 14

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 18

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 19

ВВЕДЕНИЕ

Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим воображение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Увеличение объемов информации и изменения спроса на информацию стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания на предприятии.

В основе деятельности любого предприятия лежит работа с документами, документооборот, то есть движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения, исполнения или отправления. С ростом количества документов возрастают затраты времени на их обработку, поиск, регистрацию и т.д.

При увеличении объемов информации всѐ более очевидна неэффективность использования бумажных документов. Ручной поиск и обработка документов тормозят работу организации. Кроме этого у бумажного документооборота имеются такие недостатки, как длительная подготовка согласований, а значит и низкая скорость обработки информации и реакции на новые воздействия; низкая скорость передачи информации лицам, принимающим решения.

В условиях современной экономики бумажный документооборот оказывается не в состоянии обеспечить быструю и эффективную обработку больших объемов информации, от которой зависит успех любого предприятия. Таким образом, бумажный документооборот становится большим препятствием на пути эффективной работы предприятия.

Лучшим способом решения этой проблемы может стать автоматизация документооборота, которая является важным шагом в повышении конкурентоспособности предприятия, позволяет существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступностью и хранением документов. Для этого на предприятии внедряют автоматизированные системы электронного документооборота. Такая призвана значительно облегчить работу с документами, правильно организовать движение документов, облегчить управление ими, что позволяет снизить время для поиска, повышает своевременность и точность информации, устраняет еѐ избыточность.

В связи с вышесказанным можно отметить, что тема автоматизации документооборота актуальна, так как организация работы с документами влияет на эффективность управления, организацию и культуру труда, от того насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой, а значит и производственной деятельности. Применение систем электронного документооборота это радикальное решение, способствующее оптимизации делопроизводства и повышению эффективности деятельности предприятия, что выводит его на новый уровень развития.